Kündigung erhalten: Die 7 wichtigsten Schritte in den ersten Tagen

Eine Kündigung trifft die meisten Beschäftigten nicht nur wirtschaftlich, sondern auch persönlich. Wer sich über Jahre eingebracht und mit dem Betrieb identifiziert hat, empfindet die Trennung häufig als Kränkung. Zur Enttäuschung kommen Fragen nach dem Einkommen der nächsten Monate und nach der weiteren beruflichen Richtung. Gerade deshalb entscheidet sich viel in den ersten Tagen, in denen es auf ruhiges und geordnetes Vorgehen ankommt.

Ein Kündigungsschreiben muss die Gründe der Trennung im Regelfall nicht nennen. Erheben Sie jedoch fristgerecht Kündigungsschutzklage, dreht sich die Perspektive: Vor dem Arbeitsgericht muss der Arbeitgeber die Umstände vortragen und beweisen, aus denen sich die Wirksamkeit der Kündigung ergeben soll.

Ob ihm das gelingt, hängt maßgeblich vom Kündigungsschutzgesetz ab. Es greift, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat und im Betrieb in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt werden, wobei Teilzeitkräfte anteilig zählen. Wo das Gesetz anwendbar ist, fällt es dem Arbeitgeber erfahrungsgemäß schwer, eine Kündigung gerichtsfest zu begründen.

Der zentrale Zeitfaktor steht in § 4 Satz 1 KSchG: Die Klage muss binnen drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung beim Arbeitsgericht eingegangen sein. Verstreicht diese Frist ungenutzt, ordnet § 7 KSchG an, dass die Kündigung als von Anfang an rechtswirksam gilt. Selbst schwerwiegende Fehler des Arbeitgebers sind dann grundsätzlich nicht mehr angreifbar.

Als Fachanwältin für Arbeitsrecht begleite ich Beschäftigte und Unternehmen bei Trennungen. Die folgenden sieben Schritte haben sich für die erste Woche nach Erhalt einer Kündigung bewährt.

Schritt 1: Zugangsdatum dokumentieren und die Klagefrist berechnen

Halten Sie sofort schriftlich fest, wann und auf welchem Weg Sie das Schreiben erhalten haben. Maßgeblich ist nicht das Datum im Briefkopf, sondern der Zeitpunkt des Zugangs, also der Moment, in dem das Schreiben so in Ihren Machtbereich gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen mit Kenntnisnahme zu rechnen war.

Der Zugang kann auf ganz unterschiedlichen Wegen eintreten, etwa:

• durch Aushändigung von Hand zu Hand,
• durch Einwurf in den Hausbriefkasten,
• durch einen Boten des Arbeitgebers,
• während einer Urlaubsabwesenheit,
• während einer Arbeitsunfähigkeit,
• an einem Samstag.

Lesen Sie das Schreiben erst Tage später, ändert das am bereits eingetretenen Zugang nichts. Bewahren Sie deshalb den Umschlag auf und notieren Sie, wann Sie den Brief tatsächlich vorgefunden haben. Welche Besonderheiten dabei für Abwesenheitszeiten gelten, habe ich im Beitrag zur Kündigung im Urlaub ausführlich dargestellt.

Die Dreiwochenfrist läuft unabhängig davon weiter, was daneben geschieht. Sie wird insbesondere nicht angehalten durch:

• eine Erkrankung,
• einen Urlaub,
• eine Dienstreise,
• laufende Gespräche mit dem Arbeitgeber,
• eine Beteiligung des Betriebsrats,
• Verhandlungen über eine Abfindungssumme.

Auch die freundliche Ankündigung, man werde die Sache noch einmal in Ruhe besprechen, hemmt die Frist nicht. Nur bei unverschuldeter Versäumung eröffnet § 5 KSchG ausnahmsweise die nachträgliche Zulassung der Klage, und auch dieser Antrag ist fristgebunden.

Schritt 2: Aufhebungsvertrag und Ausgleichsquittung nicht sofort unterschreiben

Im Anschluss an eine Kündigung folgt häufig eine Einladung zum Personalgespräch. Dort liegen dann nicht selten bereits ein Abwicklungsvertrag, ein Aufhebungsvertrag oder eine Ausgleichsquittung auf dem Tisch.

Setzen Sie Ihre Unterschrift nicht unter Zeitdruck darunter.

Niemand ist verpflichtet, einen Aufhebungsvertrag noch im Termin selbst zu unterzeichnen. Sie dürfen eine angemessene Überlegungsfrist beanspruchen, die Papiere mitnehmen und anwaltlich prüfen lassen.

Hellhörig werden sollten Sie bei Sätzen wie:

• „Dieses Angebot gilt ausschließlich heute.“
• „Die Abfindung bekommen Sie nur, wenn Sie jetzt unterschreiben.“
• „Gegen diese Kündigung können Sie ohnehin nichts ausrichten.“
• „Der Betriebsrat hat der Maßnahme längst zugestimmt.“
• „Ohne Ihre Unterschrift folgt die fristlose Kündigung.“
• „Das bestätigt lediglich den Empfang.“

Sehen Sie sich genau an, was Sie da bestätigen sollen. Gegen eine schlichte Empfangsbestätigung ist nichts einzuwenden. Anders liegt es, wenn im selben Dokument der Kündigungsgrund anerkannt, auf eine Klage verzichtet oder die Erledigung sämtlicher wechselseitiger Ansprüche vereinbart wird.

Schritt 3: Arbeitsuchendmeldung bei der Agentur für Arbeit fristgerecht abgeben

Unabhängig davon, ob Sie klagen wollen, sollten Sie sich zügig bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden. § 38 SGB III verlangt die Meldung spätestens drei Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Liegen zwischen der Kenntnis vom Beendigungszeitpunkt und diesem Zeitpunkt selbst weniger als drei Monate, bleiben Ihnen nach Kenntniserlangung nur drei Tage.

Mit der Meldung erkennen Sie die Kündigung nicht an. Sie dient allein dazu, sozialrechtliche Einbußen zu vermeiden.

Darüber hinaus gilt:

• Die Arbeitsuchendmeldung ist nicht dasselbe wie die spätere Arbeitslosmeldung.
• Eine Kündigungsschutzklage macht die Meldung bei der Agentur nicht entbehrlich.
• Ein Aufhebungsvertrag kann eine Sperrzeit nach § 159 SGB III auslösen.
• Auch eine Abwicklungsvereinbarung kann sozialrechtlich nachteilig wirken.
• Wird die ordentliche Kündigungsfrist nicht gewahrt und zugleich eine Abfindung gezahlt, kann der Anspruch auf Arbeitslosengeld nach § 158 SGB III ruhen.

Schritt 4: Arbeitsvertrag, Abrechnungen und Betriebsvereinbarungen zusammenstellen

Für eine belastbare Einschätzung reicht das Kündigungsschreiben allein selten aus. Sichern Sie frühzeitig alle Dokumente, auf die Sie rechtmäßig Zugriff haben.

Dazu zählen vor allem:

• der Arbeitsvertrag samt aller Ergänzungen,
• das Kündigungsschreiben und der zugehörige Umschlag,
• die Entgeltabrechnungen der letzten Monate,
• Ziel- und Bonusvereinbarungen,
• Regelungen zu Provisionen,
• erteilte Abmahnungen,
• Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen,
• Schreiben über Versetzungen oder Vertragsänderungen,
• anwendbare Tarifverträge,
• Betriebsvereinbarungen,
• Sozialpläne und Interessenausgleiche,
• der gesamte Schriftwechsel zur Trennung,
• Erklärungen über eine Freistellung,
• Nachweise zu Urlaubstagen und Arbeitszeitkonten,
• Informationen über offene Stellen im Unternehmen.

Bei einer betriebsbedingten Kündigung können interne wie externe Stellenausschreibungen besonderes Gewicht bekommen. Sie deuten darauf hin, dass anderweitige Einsatzmöglichkeiten vorhanden sind.

Nehmen Sie allerdings keine vertraulichen Firmenunterlagen an sich, für die Ihnen die Berechtigung fehlt. Das eigenmächtige Kopieren geschützter Daten schafft nur neue Angriffsflächen und liefert dem Arbeitgeber im schlimmsten Fall den Grund für eine weitere Kündigung.

Schritt 5: Form, Vollmacht und Kündigungsgrund auf Angriffspunkte prüfen

Eine Kündigung wird nicht dadurch wirksam, dass sie schriftlich erklärt wurde. Je nach Kündigungsart muss der Arbeitgeber unterschiedliche Voraussetzungen erfüllen, und zwei formale Punkte können eine Kündigung unabhängig von jeder inhaltlichen Bewertung zu Fall bringen.

§ 623 BGB verlangt für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder Messengerdienst ist unwirksam. Unterzeichnet eine bevollmächtigte Person ohne beigefügte Originalvollmacht, können Sie die Kündigung nach § 174 BGB zudem unverzüglich zurückweisen.

Betriebsbedingte Kündigung: Wegfall des Arbeitsplatzes und Sozialauswahl

Hier stehen unter anderem folgende Fragen im Raum:

• Ist die bisherige Tätigkeit wirklich auf Dauer entfallen?
• Trägt eine nachvollziehbare unternehmerische Entscheidung diesen Wegfall?
• Gibt es andere freie Einsatzmöglichkeiten im Betrieb oder Unternehmen?
• Wäre eine Weiterbeschäftigung nach zumutbarer Einarbeitung denkbar?
• Wurde die Sozialauswahl nach § 1 Abs. 3 KSchG korrekt durchgeführt?
• Wurden vergleichbare Beschäftigte zu Unrecht aus dieser Auswahl ausgeklammert?
• Hat der Arbeitgeber den Betriebsrat nach § 102 BetrVG ordnungsgemäß angehört?

Verhaltensbedingte Kündigung: Abmahnung und milderes Mittel

In dieser Fallgruppe kommt es vor allem darauf an:

• Hat sich der vorgeworfene Pflichtverstoß tatsächlich so zugetragen?
• Hätte zuvor eine einschlägige Abmahnung ausgesprochen werden müssen?
• Hätte eine weniger einschneidende Reaktion genügt?
• Wurde der Sachverhalt vollständig und ohne Vorfestlegung aufgeklärt?

Personenbedingte Kündigung: Gesundheitsprognose und BEM

Eine krankheitsbedingte Kündigung setzt regelmäßig drei Elemente voraus: eine negative Prognose für die künftige Gesundheitsentwicklung, erhebliche Beeinträchtigungen betrieblicher Interessen und eine Abwägung, die zulasten des Arbeitnehmers ausfällt.

Wurde kein ordnungsgemäßes betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX durchgeführt, ist die Kündigung nicht schon deswegen unwirksam. Der Arbeitgeber gerät dadurch aber in erhebliche Darlegungsnot.

Sonderkündigungsschutz: Wann eine Behörde vorher zustimmen muss

Für bestimmte Personengruppen gelten zusätzliche Schranken, häufig in Gestalt einer behördlichen Zustimmung, die vor Ausspruch der Kündigung vorliegen muss:

• Schwangerschaft und die Zeit nach der Entbindung, § 17 MuSchG,
• Elternzeit, § 18 BEEG,
• anerkannte Schwerbehinderung oder Gleichstellung, § 168 SGB IX,
• Mitgliedschaft im Betriebsrat, § 15 KSchG,
• Pflegezeit und Familienpflegezeit, § 5 PflegeZG,
• bestimmte Datenschutz- und Compliancefunktionen,
• tariflich oder einzelvertraglich vereinbarte Unkündbarkeit.

Schritt 6: Das gesamte Trennungspaket bewerten, nicht nur die Abfindungssumme

Weit verbreitet ist die Annahme, nach jeder Kündigung stehe automatisch eine Abfindung zu. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es jedoch nicht.

Abfindungen beruhen in der Praxis meist auf:

• einem gerichtlichen Vergleich,
• einer außergerichtlichen Abwicklungsvereinbarung,
• einem Sozialplan,
• einer tarifvertraglichen Regelung,
• einem Angebot nach § 1a KSchG,
• einer individuellen Zusage im Vertrag.

Die vielzitierte Rechenformel

Bruttomonatsgehalt × Beschäftigungsjahre × Faktor 0,5

beschreibt weder einen gesetzlichen Anspruch noch eine verbindliche Obergrenze. Sie entspricht dem Regelsatz, den § 1a KSchG für den dort geregelten Sonderfall vorsieht, und dient sonst als grobe Orientierung in Vergleichsgesprächen.

Welches Ergebnis realistisch erreichbar ist, bestimmen vor allem die Risiken, die der Streit für beide Seiten birgt. Erweist sich die Kündigung als unwirksam, drohen dem Arbeitgeber Vergütungsnachzahlungen für viele Monate sowie die Pflicht zur Weiterbeschäftigung.

Bei der Bewertung eines Angebots gehören folgende Positionen auf die Liste:

• die zutreffende Kündigungsfrist nach § 622 BGB oder Tarifvertrag,
• eine bezahlte Freistellung und deren Anrechnung auf Urlaub,
• der Annahmeverzugslohn für die Verfahrensdauer,
• Resturlaub und dessen Abgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG,
• Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto,
• Bonus- und Provisionsansprüche, auch anteilig für das laufende Jahr,
• Sonderzahlungen und deren Rückzahlungsklauseln,
• die Rückgabe oder Weiternutzung des Dienstwagens,
• Anwartschaften aus der betrieblichen Altersversorgung,
• Aktienoptionen und virtuelle Beteiligungsprogramme,
• ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit konkret vereinbarter Note,
• eine Turboklausel für den Fall eines früheren Ausscheidens,
• ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot samt Karenzentschädigung,
• die sozialrechtlichen Folgen für Sperrzeit und Ruhenszeitraum.

In einem von unserer Kanzlei geführten Verfahren wurde die Kündigung eines Mandanten für unwirksam erklärt. Er erhielt die Vergütung für mehrere Monate nachgezahlt. In zweiter Instanz kam ein Vergleich zustande, durch den sich die ursprünglich angebotene Abfindung verdreifachte.

Dieses Ergebnis lässt sich nicht beliebig auf andere Konstellationen übertragen. Es zeigt aber, weshalb eine Kündigung nicht anhand einer pauschalen Formel bewertet werden sollte.

In einem kürzlich abgeschlossenen Mandat erhielt unsere Mandantin während einer längeren Erkrankung eine außerordentliche und hilfsweise ordentliche Kündigung. Wir erhoben Kündigungsschutzklage und erreichten noch vor dem Gütetermin eine einvernehmliche Regelung: Die außerordentliche Kündigung wurde für gegenstandslos erklärt, das Arbeitsverhältnis einvernehmlich beendet und eine Abfindung vereinbart.

Wir führen Monat für Monat mehrere arbeitsrechtliche Verfahren, und zwar auf beiden Seiten des Tisches. Arbeitgeber unterstützen wir bei Vorbereitung und Umsetzung von Trennungen, Arbeitnehmer bei der Abwehr von Kündigungen und der Durchsetzung ihrer Ansprüche. Wir kennen daher die Argumentationslinien beider Seiten. Bei Geschäftsführern und Führungskräften kommen zusätzliche Fragen hinzu, etwa zur Trennung von Anstellungsvertrag und Organstellung. Unsere Beratung ist nicht nur rechtlich, sondern strategisch angelegt und richtet sich an den persönlichen und wirtschaftlichen Zielen der Mandantschaft aus.

Schritt 7: Über die Kündigungsschutzklage entscheiden, bevor die Frist abläuft

Mit der Kündigungsschutzklage wird zunächst die Feststellung beantragt, dass das Arbeitsverhältnis durch die ausgesprochene Kündigung nicht aufgelöst worden ist.

Das bedeutet in aller Regel nicht, dass Sie dauerhaft an Ihren alten Arbeitsplatz zurückkehren müssen. Die weitaus meisten Verfahren enden durch Vergleich. Darin lassen sich der Beendigungszeitpunkt, eine Abfindung, eine bezahlte Freistellung und ein qualifiziertes Zeugnis in einem Zug regeln.

Ohne Klage wird die Kündigung nach Ablauf der drei Wochen wirksam. Damit entfällt für den Arbeitgeber jeder Anlass, über eine bessere Lösung überhaupt noch zu sprechen.

In der ersten Instanz trägt nach § 12a ArbGG jede Partei ihre eigenen Anwaltskosten, unabhängig vom Ausgang. Kosten, Prozessrisiko und wirtschaftliches Ziel sollten deshalb offen besprochen werden.

Besteht eine Rechtsschutzversicherung für den Arbeitsrechtsbereich, übernehmen wir die Deckungsanfrage und die gesamte Korrespondenz mit dem Versicherer.

Fazit: Die ersten Tage entscheiden über das Verhandlungsergebnis

Wer nach einer Kündigung das Zugangsdatum sichert, nichts vorschnell unterschreibt, sich rechtzeitig arbeitsuchend meldet und seine Unterlagen zusammenträgt, hat die wichtigsten Weichen bereits gestellt. Alles Weitere gehört in eine arbeitsrechtliche Prüfung, die Form, Vollmacht, Kündigungsgrund und das gesamte Trennungspaket in den Blick nimmt.